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11 Okt

Datenaustausch in heterogenen Systemen mit Robotics

Der funktionierende Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens, aber auch mit Geschäftspartnern ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Er wirkt wie ein Hygienefaktor: Erst, wenn ein Informationsfluss stockt, wird seine Wichtigkeit schmerzhaft präsent.

Der Umgang mit Informationen ist eine der Kernfunktionen von Robotics. Gerade in jenen Fällen, in denen Genauigkeit, Schnelligkeit und das Freispielen von Mitarbeiten von öden Routineaufgaben wichtig ist, spielt Robotics seine Stärken souverän aus.

Heute wollen wir uns einen speziellen Aspekt des Informationsflusses näher ansehen, nämlich jenen in einem heterogenen Umfeld.

Kommunikation in heterogenen Systemen

Eine der Herausforderungen im Rahmen von Informationsflüssen stellen gewachsene Systeme und Prozesse innerhalb eines Unternehmens und seines Umfelds dar. Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen wird anfangs meist aus Kostengründen auf günstige Softwarelösungen gesetzt, nicht selten werden einfache Aufgaben auch „händisch“ via Excel gelöst. Wächst ein Unternehmen oder ist es aufgrund externer Anforderungen gezwungen, neue Software anzuschaffen, so wächst auch immer ein stets heterogener werdendes System an Insellösungen, Excel-Macros und händischen Änderungen. Durch das langsame Wachstum derartige Systeme fallen die notwendigen Anpassungen und der Mehraufwand in der täglichen Arbeit kaum auf bzw. werden in Kauf genommen.

Durch die immer umfangreichere Digitalisierung und schneller werdenden Vernetzung verlangen immer mehr Lieferanten, wichtige Kunden, Produktions- und Logistikpartner aber auch das eigene Vertriebsnetz nach immer mehr Daten, die automatisch in das jeweilige System übernommen werden sollen. Und selbstverständlich möchte man als Unternehmen selbst die Vorteile einer vernetzten Supply Chain nutzen.

Die konkrete Herausforderung, ist es also, die unterschiedlichen Systeme „miteinander sprechen zu lassen“ – also für einen sicheren Datenaustausch zu sorgen. Dabei muss nicht nur sichergestellt werden, dass die Schnittstellen der jeweiligen Programme richtig angesprochen werden. Jeder Medienbruch (also der Wechsel von Informationen von einem Trägermedium auf ein anderes – im extremsten Fall deren händische Bearbeitung) gefährdet zudem die Integrität der Daten.

Dessen nicht genug. Unterschiedliche softwarespezifische Nomenklaturen, z.B. von Kundennummern, die Notwendigkeit einer konsistenten Datenbasis oder der Umstand, dass etwa für eine Bestellung Daten aus unterschiedlichen Anwendungen „zusammengesucht“ und aktualisiert werden müssen, sind oft Themen, die bei einem effektiven Datenaustausch eine wesentliche Rolle spielen.

Elektronischer Datenaustausch

Ein schon seit Jahrzehnten bestehender Ansatz dafür war “EDI” – Electronic Data Interchange. Mit Hilfe von bestehenden Standards soll sichergestellt werden, dass unterschiedliche Software-Produkte Daten untereinander austauschen können. Derartige Standards sind z.B. XML, EDIFACT, X12 und viele andere. EDI-Spezialisten programmieren dann mit einem sogenannten „Mapping“ eine „Übersetzung“ der Datenstruktur der eigenen Software auf eine standardisierte Datenstruktur (z.B. auf jene von EDIFACT). Diese standardisierten Daten werden dann an den Geschäftspartner übermittelt, die dieser dann wieder in jene Datenstruktur “zurück übersetzt”, die seine Software versteht.

Ist der Ansatz von standardisierten Datenstrukturen (und standardisierten Übertragungsprotokollen) ein durchaus nachvollziehbarer, setzt er allerdings auf eine sehr softwarenahe und damit teure Programmierung für jedes notwendige Mapping. Schließlich findet oft auch nur eine simple „Übersetzung“ statt – darüberhinausgehende Themen müssen zusätzlich identifiziert und „ausprogrammiert“ werden. Gerade unklare und uneinheitliche Stammdaten in unterschiedlichen eigenen und fremden Systemen wie etwa Kunden- oder Materialnummern stellen eine nicht zu unterschätzende Hürde bei der „automatischen Übersetzung“ von Daten von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen dar.

Robotics: Electronic Data Interchange (EDI) on steroids

EDI hat sichergestellt, dass Daten sicher und fehlerfrei zwischen unterschiedlichen Anwendungen übermittelt und verstanden werden konnten. In der heutigen, immer komplexer werdenden Welt der Wirtschaft, in der Artificial Intelligence und Big Data Einzug gehalten haben, ist eine simple Übertragung von Daten zu wenig. Das reine Auslesen und „Verpacken“ von Daten stellt heutzutage keinen Wettbewerbsvorteil mehr dar.

Einen Wettbewerbsvorteil hingegen bietet in diesem Kontext Robotics.

So beginnt die Einführung von Robotics auf Prozessebene und orientiert sich somit nicht an konkreten Softwarelösungen und deren Funktionsumfang. Relevant sind die jeweiligen Prozessziele, eventuelle Subprozesse, dem Kontext der vor- und nachgelagerten Prozesse und sämtliche Schnittstellen (und nicht nur technische).

Ergibt diese Prozessanalyse die Notwendigkeit, eine bestimmte bestehende Software zu verwenden, so geschieht das unabhängig davon, ob dafür ein „Mapping“ programmiert werden kann oder nicht. Durch Robotics können sogar Bildschirmausgaben gelesen, strukturiert und weitergegeben werden.

Es können alle im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen eingebunden werden, um vollständige und konsistente Daten zu übermitteln. So könnten etwa aus dem CRM-System die richtigen Kontaktdaten, aus dem ERP-System die richtigen Mengen und aus einer Excel-Liste die richtige Kostenstelle zugewiesen werden.

Damit aber nicht genug. An diesem Punkt setzt Robotics wieder eine seiner Stärken ein, nämlich eine programmierbare Logik auf deren Basis Daten überprüft, zusammengeführt oder wenn nötig verändert werden können. Egal ob interne Materialnummern auf die Nomenklatura des Empfängers umgeschrieben, Adress-Schreibweisen je nach Land angepasst oder bestimmte Bestellungen oder Rechnungen anders behandelt werden müssen als der Rest. Auch komplexere Anpassungen wie etwa der Einsatz von AI bei der Berechnung der Bestellmengen oder von Big Data bei der Kalkulation von Verzugszinssätzen sind möglich.

Wurden die Daten für den Datenaustausch im richtigen Umfang und im richtigen Format zusammengestellt, so beherrscht Robotics natürlich auch die Fähigkeit, diese Daten wieder an dafür vorgesehene Stellen im eigenen System zurück zu schreiben, etwa die Bestellung mit AI-angepasster Bestellmenge wieder zurück in das ERP-System.

Schließlich kommt es zur Übermittlung der Daten. Dabei können mit Robotics nicht nur gängige Austauschformate erstellt werden. Es wäre sogar denkbar, dass sich Robotics in ein Webinterface (z.B. den Onlineshop) des Lieferanten einloggt und dort automatisch die soeben zusammengestellte Bestellung einträgt. Die Stärke von Robotics, Benutzereingaben zu simulieren kommt natürlich auch im innerbetrieblichen Datenaustausch voll zur Geltung, weil hier Daten direkt als Benutzereingabe erfasst werden können, z.B. auch bei Programmen, die gar keine Importlösung vorsehen.

All diese Schritte können hochindividuell angepasst werden. Für einzelne Szenarien (wie etwa eine Bestellung über einen bestimmten Grenzwert) könnte in einen überwachten Modus (siehe Auf welche Arten kann ich Robotics nutzen?) gewechselt werden, um eine Freigabe abzuwarten.

Aber auch als Daten-Empfänger bringt Robotics einen echten Mehrwert. So können eingetroffene Daten gelesen und mit einer definierten Logik bereits so ausgewertet werden, sodass die Weiterleitung in die jeweiligen Systeme völlig automatisch funktioniert. Die Bestellung wird in das ERP-System geschrieben, bemerkt das System einen neuen Einkäufer in der Bestellung kann dafür im CRM-System nach definierten Regeln ein neuer Eintrag erstellt werden. Aber auch der Abgleich mit eigenen Materialnummern, Beständen und daraus abgeleiteten Nachbestellungen ist möglich.

 

Da Robotics einen guten Teil der Logik, die hinter der Bearbeitung von Standard-Geschäftsfällen steht, übernehmen kann, ist es möglich auch mit Hilfe von Standardsoftware-Paketen Funktionen zu realisieren, für die sonst teure ERP-Suiten angeschafft werden müssten. Gerade für Klein- und Mittelbetriebe ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Robotics ist skalierbar gedacht. Das bedeutet, Sie können sehr rasch, sehr große Datenmengen abarbeiten. Wenn Sie sich für unser RPA as a Service Angebot entscheiden, müssen Sie für die Automatisierung nicht einmal zusätzliche Ressourcen aufbauen und binden.

 

Wir hoffen, Ihnen wieder einen allgemeinen Überblick über die Umsetzungsmöglichkeiten von Robotics aufgezeigt zu haben und welche Möglichkeiten es Ihnen bietet. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung eines Pilotprojekts, der Auswahl einer geeigneten Software, begleiten Sie in der Auswahl geeigneter Prozesskandidaten zur Automatisierung bis hin zum Einrichten eines effektiven Datenaustausches innerhalb Ihres Unternehmens und mit Ihren Partnern.

Wie immer gilt: Haben Sie Fragen zur Automatisierung, zur dessen Implementierung, zur Integration in ihre Prozesslandschaft, zur Auswahl eines RPA Anbieters, dann wenden Sie sich bitte an team@workanizer.at und wir helfen gerne weiter.

Ihr WorkAnizer Team

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