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06 Jun

Robotics Reporting: Transparenz schaffen!

Im letzten Artikel haben wir über die Skepsis, die Berührungsängste und Widerstände im Bezug auf Robotics geschrieben. Hier gerne nochmal zum Nachlesen: „Was ist Robotics und wie funktioniert es?“ und „Hilfe der Roboter kommt“.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor, neben dem offenen Zugehen auf die Sorgen und Ängste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ist die Transparenz. Dabei ist sowohl die bereits angesprochene Kommunikation (siehe „Hilfe der Roboter kommt“) als auch ein effektives Reporting über die Einführung und den Betrieb von Robotics selbst notwendig.

Warum ist ein Robotics Reporting sinnvoll?

Sie haben bereits Gespräche geführt, eventuell bereits eigene kleinere Pilotprojekte umgesetzt und präsentiert und die ersten Robotics-Anwendungen sind bereits live gegangen. Es liegt in der Natur der Sache, dass eine auf Effizienz ausgerichtete, automatisierte Lösung immer mehr in den Hintergrund tritt. Zum einen ist dies ja durchaus erwünscht, zum anderen behindert dies auch, Robotics effizient und effektiv in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Robotics wird Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern so transparent und effizient die Arbeit erleichtern, dass sie es zur Selbstverständlichkeit wird.

In diesem Fall verschenkt man allerdings wertvolles Potential von Robotics im Unternehmen. Robotics Reporting ist eine Möglichkeit, das Thema präsent zu halten, weitere potentielle Prozesse für Robotics zu identifizieren und die Effizienz der bereits im Betrieb befindlichen Robotics Prozess zu überwachen und zu optimieren. Darüber hinaus bieten laufende Reportings die Möglichkeit, Projektmarketing für alle Robotics Projekte zu betreiben.

Wie Sie in Ihrem Unternehmen die Robotics Reportings kommunizieren hängt stark von den bei Ihnen gängigen Gepflogenheiten ab. Es ist weniger von Belang, ob Sie die Ergebnisse in einem Teammeeting nur besprechen, sie in Ihr periodisches Reporting übernehmen oder eine eigene Intranetseite für Robotics einrichten. Es gibt viele Möglichkeiten – suchen Sie sich die richtige für Ihre Organisation und Ihre Unternehmenskultur aus.

Der ausschlaggebende Punkt ist, dass die Robotics Reportings in regelmäßigen Abständen aktualisiert und visualisiert werden. Idealerweise sollten sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den Status und den Fortschritt der automatisierten Prozesse in Ihrem Unternehmen informieren können, auch wenn sie nicht direkt von diesen Prozessen betroffen sind. Eine Möglichkeit, weitere Prozesse für eine Automatisierung vorschlagen zu können, ist ein weiteres Mittel, zusätzliche Robotics Prozesse zu identifizieren.

Was sollte regelmäßig reportet werden?

Die Art der Inhalte kann im Wesentlichen in folgende Bereiche unterteilt werden

• Robobitcs Pipeline
• Robotics Development
• Robotics Monitoring

Die Robotics Pipeline sollte alle zukünftigen Potentiale hinsichtlich der Umsetzung von Robotics Projekten enthalten. Egal, ob diese erstmal nur in die Pipeline eingetragen, schon bewertet oder bereits priorisiert wurden. Dadurch wird klar, welche Prozesse in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollen. Werden zusätzlich weitere Kennzahlen (etwa im Zuge der Bewertung) erhoben, können auch weitere Aussagen getroffen werden wie etwa die Dauer bis zur Umsetzung. Für einen Vorher-Nachher-Vergleich bietet sich an, vor der Automatisierung zumindest die aktuelle Prozessdauer des jeweiligen Prozesses festzuhalten. Durch Robotics werden diese effizienter und schneller. Nicht selten zeigt sich, dass ein Prozess, der vor der Automatisierung noch einen oder mehrere Tage in Anspruch genommen hat, nach der Automatisierung in wenigen Minuten fertig ist. Auch Kennzahlen wie Fehlerquoten und dergleichen zeigen auch die Steigerung der Prozessqualität nach der Umstellung auf Robotics.

Robotics Development enthält Kennzahlen wie Dauer der Programmierung, Anzahl der eingesetzten Systeme/Software je Prozess, Anzahl der Nachbesserungen im Sinne einer Versionierung. Es ist wichtig, die Komplexität und den dahinterliegenden Personaleinsatz darzustellen, da sich nicht jeder Prozess für eine Automatisierung eignet bzw. wenn, dann eventuell nur mit sehr komplexen Umsetzungen. Kommuniziert man auch die Grenzen von Robotics (bzw. solche für eine ersten Roll-Out), so steigert dies nicht nur die Glaubwürdigkeit des gesamten Programms, sondern es können auch viel einfacher die idealen Einsatzgebiete für die Automatisierung festgestellt und kommuniziert werden.

Robotics Monitoring beantwortet Fragen wie, läuft der automatisierte Prozess fehlerfrei, wie viele Durchläufe sind bereits erfolgt, wie lang ist die kumulierte Laufzeit der einzelnen Prozesse, wie hoch ist Anzahl der aktuell umgesetzten Prozesse und vor allem die Auslastung der bestehenden Services. Sie haben gewissermaßen mit einem Bot einen virtuellen Mitarbeiter der 24/7 zur Verfügung steht und anhand dessen Auslastung können sie sehr einfach weitere Potentiale darstellen.

Wir hoffen Ihnen Ideen für die Inhalte von Robotics Reportings aufgezeigt zu haben und wie Sie damit die Transparenz erhöhen können. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung eines Pilotprojekts, der Auswahl einer geeigneten Software, begleiten Sie in der Auswahl geeigneter Prozesskandidaten zur Automatisierung bis hin zum Einrichten eines effektiven Reportings.

Wie immer gilt: Haben Sie allgemeine Fragen zu Robotics, zur dessen Implementierung, zur Integration in ihre Prozesslandschaft, zur Behandlung von offenen und versteckten Widerständen bei der Einführung von Robotics, dann wenden Sie sich bitte an team@workanizer.at und wir helfen gerne weiter.

Ihr WorkAnizer Team

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