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18 Aug

Was ist intelligente Automatisierung?

Wir haben bereits in den letzten Artikeln versucht, Grundlegendes zu Robotics so einfach wie möglich darzustellen und aufzuzeigen, welche Dinge zu mehr Transparenz und Akzeptanz führen. Egal welche Technologie, welchen Anbieter oder auf welche Art Sie Automatisierung einsetzen, es bedarf dabei immer auch einer Anpassung in Ihrem Unternehmen (oftmals als Change-Management oder Unternehmensentwicklung beschrieben) und Ihrer Prozesse.

Ein Unternehmen, dass bisher nicht viel mit Automatisierung zu tun hatte, muss vor allem seine Ziele transparent machen und halten (siehe auch Hilfe der Roboter kommt oder Robotics Reporting: Transparenz schaffen!). Dass Prozesse, die nie auf Automatisierung ausgelegt waren, angepasst werden müssen, scheint, sowohl in der Zielsetzung als auch im Umfang selbstverständlich. Dennoch gibt es auch hier immer wieder Überraschungen. Nutzen Sie die Automatisierung als Chance, zuerst über Ihre Prozessergebnisse nachzudenken, bevor Sie den „selbstverständlichen“ Weg zum Ziel durchgehen und festlegen. Oftmals wird in den ersten Lösungsansätzen zu kurz und nicht bis zum tatsächlichen Endergebnis gedacht.

Neben diesen grundlegenden Themen erhalten wir in unserem Alltag auch immer wieder die Fragen Wie kann ich intelligente Automatisierung umsetzen? Was muss ich dabei beachten und ist damit das „klassische“ Robotics nicht ohnehin schon überholt?

Gleich vorweg, nein das „klassische“ Robotics wird davon nicht abgelöst. Im Gegenteil, es kann sogar eine sinnvolle Ergänzung zu einer intelligenten Lösung sein.

Was muss bei einer intelligenten Automatisierung beachtet werden?

Auch bei einer intelligenten Automatisierung kommen Sie um die Grundlagenthemen wie Prozessklarheit und -definition, Integration in Ihr Unternehmen und den Arbeitsalltag mit Robotics nicht herum.

Wir selbst empfehlen, nicht direkt mit intelligenter Automatisierung zu starten, da Sie einem System dafür schon sehr vertrauen müssen, um diesem so weitreichende und komplexe Entscheidungskompetenzen einzuräumen. Schlussendlich werden auch diese Lösungen Entscheidungen für Sie treffen, nur dass die Prozesse und der Weg zu den Entscheidungen komplexer sind, als bei einem „klassischen“ Robotics. Wir haben schon Lösungen erarbeitet, die auch bei wenig Erfahrung mit Robotics bzw. Automatisierungsthemen funktionieren, allerdings kommt es hier noch mehr auf Ihre Organisation an, wie effektiv derartige Lösungen arbeiten. Die Technologie ist dabei jedenfalls so gut wie nie der limitierende Faktor.

Wie kann intelligente Automatisierung nun konkret umgesetzt werden?

Wenn Sie einen konkreten Bedarf haben, beispielsweise in der Kategorisierung von Mails zur Zuteilung von Teams, Verbuchung von Eingangsrechnungen, oder die automatische Erstellung von Leadlisten für den Vertrieb auf Basis von Online-Informationen, dann haben Sie schon ihren ersten wichtigen Schritt getan. Denn ohne einen ganz konkreten Anwendungsfall mit einem spezifizierten Prozessziel, ist eine intelligente Automatisierung schwierig. Je „intelligenter“ die Automatisierung sein soll, desto genauer müssen die Rahmenbedingungen, in denen Entscheidungen getroffen werden, bestimmt sein. Es gibt derzeit keine (marktreife) Software, die ihre Prozesse „erlernt“ und danach intelligent automatisiert.

Nachdem der Bedarf geklärt ist, gibt es zwei mögliche Zugänge zu deren intelligenten Automatisierung:

  • Für Ihren konkreten Anwendungsfall gibt es bereits eine spezielle Lösung (Software oder Plattform)
  • Sie (oder ein externer Partner) entwickeln selbst das jeweils benötigte „intelligente Modell“ (im Sinne von Data Science mittels maschinellen Lernens oder künstlicher Intelligenz). An dieses Modell kann man dann in weiterer Folge eine Automatisierungslösung anbinden. Dies kann entweder wieder mit einer eigens programmierten Lösung erfolgen oder eben mit Robotics, wobei für Letzteres die gegenseitige Unterstützung von Technologien bzw. Lösungsansätzen spricht.

Was habe ich jetzt genau von intelligenter Automatisierung?

Sie können etwa Lerneffekte nutzen, die bisher nicht nutzbar waren. So können Sie beispielsweise in der Verbuchung von Eingangsrechnungen ein Modell entwickeln, betreiben und weiter verfeinern, damit die Eingangsrechnungen am Ende von einem System optimal verbucht werden. Wie das System lernt, wie Steuerkennzeichen, Sachkonten, Kreditor etc. gesetzt werden müssen, kann mit einem intelligenten Model abgebildet werden und kann so weit entwickelt werden, dass am Ende nur noch die Bestätigung erfolgen muss, ob die Ware oder Leistung in der verrechneten Menge und Qualität tatsächlich geliefert wurde.

Ein weiterer Use Case ist die Kategorisierung von Mails. Hier können Modelle für ein gewisses Textverständnis entwickelt werden, aus denen sich Kategorien ableiten. So können Sie beispielsweise einige Mails einem Team zur Bearbeitung weiterleiten, andere Mails jedoch bereits vorab verarbeiten und an eine Automatisierungslösung übergeben. Konkretes Beispiel: Mails an den Kundenservice mit einer Beschwerde sollen an SachbearbeiterInnen übermittelt werden, Mails mit Anmeldungen sollen auf Vollständigkeit geprüft werden und danach direkt durchgeführt werden.

So haben Sie zwar sehr spezielle Anwendungsfälle, jedoch sind in solchen Anwendungsfällen in der Regel auch sehr hohe Transaktionsvolumen (häufige Durchführung, lange Prozessdauern, …) vorhanden. Somit kann zwar eine intelligente Automatisierung erfolgen, allerdings müssen die Modelle weiter gepflegt und verfeinert werden. Wie schon eingangs erwähnt, wird nach einer Übergangsphase irgendwann einem (so optimierten) System soweit vertraut werden müssen, damit die intelligente Automatisierung tatsächlich wirken kann.

Wir hoffen, Ihnen wieder einen ersten allgemeinen Überblick über die Umsetzungsmöglichkeiten von Robotics und intelligenter Automatisierung aufgezeigt zu haben und welche Möglichkeiten sie Ihnen bieten. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung eines Pilotprojekts, der Auswahl einer geeigneten Software, begleiten Sie in der Auswahl geeigneter Prozesskandidaten zur Automatisierung, bis hin zum Einrichten eines effektiven Reportings.

Wie immer gilt: Haben Sie Fragen zur Automatisierung, zur dessen Implementierung, zur Integration in ihre Prozesslandschaft, zur Auswahl eines RPA Anbieters, dann wenden Sie sich bitte an team@workanizer.at und wir helfen gerne weiter.

Ihr WorkAnizer Team

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