Blog Single

29 Jul

Auf welche Arten kann ich Robotics nutzen?

Wir haben bereits in den letzten Artikeln versucht, grundlegende Punkte so einfach wie möglich darzustellen und aufzuzeigen, was zu mehr Transparenz und Akzeptanz führen kann. Wir hören in unserem Alltag aber immer wieder die Frage „Wie kann ich Robotics jetzt wirklich nutzen und im Unternehmen umsetzen?“

Wie wir schon dargestellt haben, ist Robotics (auch RPA oder Robotics Process Automation genannt), nichts anderes als eine Software, die wie einE menschlicheR AnwenderIn eine andere Software bedient.

Es gilt hier zwei wesentliche Formen von Robotics zu unterscheiden, die auch Auswirkung auf die praktische Nutzung von Robotics haben. Zur einfacheren Erklärung und Vergleichbarkeit gehen wir in den folgenden Beispielen davon aus, dass aus einem E-Mail Daten extrahiert und in ein CRM System übernommen werden sollen.

Überwachter Modus (attended)

Hier wird der Computer, an dem Sie selbst arbeiten verwendet und in der Regel auch Ihre Berechtigungen und Einstellungen. Sie können hier den Prozess selbstständig starten, sehen die Durchführung auf Ihrem PC und können direkt mit dem Ergebnis weiterarbeiten.

Vorteile

  • Sie brauchen nicht zu warten, da der Prozess mit dem Drücken auf „Start“ oder einem eindeutigen Startpunkt (z.B. eine E-Mail mit einem bestimmten Betreff geht ein) direkt startet
  • Sie sehen sofort, wenn etwas nicht wie gewünscht funktioniert
  • Sie können direkt zusehen, was ausgewählt wird und alle Schritte nachvollziehen
  • Gerade wenn ein Prozess Zwischeneingaben oder Entscheidungen benötigt, ist es mit diesem Modus sehr einfach zu umzusetzen

Nachteile

  • Sie sind während der Ausführung des Prozesses durch Robotics gesperrt und können/dürfen nicht parallel weiterarbeiten (etwa eine E-Mail beantworten, während die Daten in das CRM System übertragen werden)
  • Es sind Ihre Berechtigungen und Ihr Benutzername in Verwendung
  • Bei Zwischeneingaben wartet das System solange, bis eine Eingabe erfolgt und „blockiert“ in der Regel Ihren Computer (allerdings gibt es hierfür Abhilfen)

Gerade bei sehr kurzen Prozessen, wo eventuell Eingaben notwendig sind (etwa in einem Callcenter oder anderen Prozessen mit direktem KundInnenkontakt), können überwachte Bots helfen, sehr schnell Eingaben zu übernehmen. In der Zwischenzeit können Sie beispielweise mit der Kundin weiterreden oder eventuell schon erste Beratungsleistungen oder vorbereitende Tätigkeiten durchführen.

Dieser Modus kann Sie aber auch bei anwendungsbezogenen Orientierungshilfen unterstützen, gerade wenn es um Einschulungen oder eine Unterstützung in der Prozessführung geht. Vor allem bei Prozessen die/der einzelne MitarbeiterIn nicht sehr häufig durchführen, oder in Vertretung übernehmen müssen, eignen sich hier sehr gut.

Vereinfacht kann man hier auch von einer Art persönlicher Assistenz sprechen, auf die man bei Bedarf selbstständig zurückgreifen kann.

Nicht-Überwachter Modus (unattended)

Hier wird eine separate (virtuelle) Maschine verwendet, die vollkommen autark und selbstständig arbeitet. Diese wird sich mit einem eigenen Usernamen und eigenen Berechtigungen anmelden und arbeiten. Die Prozesse werden über ein Ereignis (wie etwa einen E-Mail-Eingang), oder einen Zeitplan (z.B. jeweils am 15. eines Monats) gestartet. Wenn dieser Softwareroboter Zeit hat (es wird in der Regel eine Tätigkeit nach der anderen durchgeführt) wird der nächste Prozess gestartet. Sehr schließen die Prozesse entweder damit ab, dass Sie über das Ergebnis verständigt werden (etwa über eine „Ich bin fertig“-E-Mail) oder dass die durch den Prozess generierten Informationen Ihnen z.B. bei Arbeitsbeginn bereitliegen und Sie direkt weiterarbeiten können.

Was ist eigentlich eine “Maschine”?

Dies kann vom Desktop-PC über ein Notebook bis hin zu einem Server oder eine Cloudlösung so ziemlich alles sein. Was man einsetzen kann, ist im Wesentlichen abhängig vom Anbieter der Robotics-Software die Sie verwenden und deren Anforderungen bzw. Performance. Eine Liste mit nahezu allen relevanten Anbietern finden Sie im Artikel „Was ist Robotics und wie funktioniert es?“.

Wir beraten Sie auch sehr gerne, welche Lösung für Sie optimal ist, da Robotics dann zur Höchstform aufläuft, wenn gewünschter Funktionsumfang, die zu automatisierenden Prozesse, Ihre Infrastruktur und die entsprechende Software-Lösung perfekt aufeinander abgestimmt sind.

Einige Lösungen sind sehr gut für ProgrammiererInnen geeignet und benötigen einiges an Vorwissen, andere Lösungen sind sehr gut für Endanwender ohne besondere Programmierkenntnisse einsetzbar und setzen auf Low-Code mit stark standardisierten Bausteinen. Genaueres aber in einem unserer nächsten Artikel oder gerne in einem persönlichen Gespräch.

Vorteile

  • Sie können auf Ihrem eigenem PC weiterarbeiten und sind nicht gesperrt
  • Sie können so tatsächlich eine Art virtuelleR MitarbeiterIn einsetzen, die 24/7 verfügbar ist (bzw. solange, wie Ihre Maschine für Robotics zur Verfügung steht)
  • Alle Berechtigungen und Usernamen sind eindeutig einem Softwareroboter zugewiesen. Daher ist es klar ersichtlich, wer oder was Eintragung im System vorgenommen oder Datei bearbeitet hat)
  • Das System loggt sich automatisch ein, wenn es benötigt wird
  • Gerade bei sehr langen, komplexen und/oder häufigen Prozessen bietet die Bearbeitung im Hintergrund sehr großes Potential

Nachteile

  • Sie wissen nicht genau, wann ein Prozess tatsächlich ausgeführt wird, da in der Regel eine Tätigkeit nach der Anderen abgearbeitet wird
  • Sie sehen nicht „live“ was der Softwareroboter macht, sondern erhalten nur das Ergebnis
  • Es bedarf einer Überwachung durch einen Administrator, ob es zu einem Fehler kommt
  • Vor allem Ausnahmen und Verständigungen in einem Prozess und was bei einem Fehler erfolgen soll, müssen hier noch wesentlich genauer programmiert sein, da Sie nicht genau sehen wo und wann ein Fehler auftritt oder eine Ausnahme zutrifft.

Wir hoffen, Ihnen wieder einen allgemeinen Überblick über die Umsetzungsmöglichkeiten von Robotics aufgezeigt zu haben und welche Möglichkeiten es Ihnen bietet. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung eines Pilotprojekts, der Auswahl einer geeigneten Software, begleiten Sie in der Auswahl geeigneter Prozesskandidaten zur Automatisierung bis hin zum Einrichten eines effektiven Reportings.

Wie immer gilt: Haben Sie allgemeine Fragen zu Robotics, zur dessen Implementierung, zur Integration in ihre Prozesslandschaft, zur Behandlung von offenen und versteckten Widerständen bei der Einführung von Robotics, dann wenden Sie sich bitte an team@workanizer.at und wir helfen gerne weiter.

Ihr WorkAnizer Team

Related Posts